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Centralita Virtual:  Guía para principiantes

La telefonía comercial no tiene por qué ser tan cara como se podría pensar. Tampoco tiene que ser tan inaccesible como parece. Hay toneladas de opciones para elegir y así aprovechar al máximo un sistema de Centralita Virtual.

Como podrás haber visto en nuestra web, Centralitate es una empresa especializada en Centralitas Virtuales en León. Aunque abarcamos todo el territorio nacional.

Unos de los problemas a los que nos enfrentamos a diario, es hacer entender a los clientes que es exactamente una centralita virtual y por qué disponer de una puede ser de las mejores inversiones.

Para ayudarnos en esta tarea, hemos desarrollado esta peque√Īa gu√≠a para principiantes. Seguramente, hayas llegado aqu√≠ a trav√©s de un buscador o porque te hemos aconsejado que te pasaras por aqu√≠. Sea como sea, empezamos. ¬ŅQu√© es una Centralita Virtual?

 

¬ŅQu√© es VoIP?

 

La tecnolog√≠a VoIP (Voice over Internet Protocol) se utiliza para hacer posible la comunicaci√≥n a trav√©s de Internet. VoIP, tambi√©n conocido como Telefon√≠a por Internet, convierte las vibraciones de la voz en se√Īales digitales comprimidas que se traducen en paquetes de datos. En pocas palabras, estamos utilizando Internet para hacer y recibir llamadas telef√≥nicas, videollamadas y mensajes de texto. Podr√≠amos seguir hablando de VoIP, pero eso requerir√≠a un art√≠culo completo.

 

¬ŅQu√© es la centralita virtual?

Una centralita virtual es un sistema telef√≥nico moderno y potente que utiliza una conexi√≥n a Internet en lugar de un servicio telef√≥nico est√°ndar. Una centralita IP est√°ndar se utiliza para transferir llamadas de Internet (IP) a la red telef√≥nica p√ļblica conmutada (RTPC). Una centralita virtual puede ser considerada como una versi√≥n m√°s econ√≥mica; ya que no hay ning√ļn hardware involucrado, es todo virtual y alojado por el proveedor del servicio.

 

¬ŅQu√© es una PBX?

¬ŅPor qu√© es tan dif√≠cil encontrar informaci√≥n sobre centralitas virtuales?

 

Si eres un nuevo propietario de un negocio, esta puede ser la primera vez que hayas oído hablar de la Centralita Virtual. Si has estado en el juego por un tiempo y necesitas reducir costos o estás interesado en un sistema más fácil de usar, esto te proporcionará suficiente información para tomar una decisión basada en lo que mejor se adapte a tu empresa.

 

Es posible que hayas notado despu√©s de muchas b√ļsquedas en Google que las empresas est√°n m√°s interesadas en vender sus productos y en destacar sus caracter√≠sticas distintivas que en proporcionar una visi√≥n general de c√≥mo funcionan los sistemas de centralita virtual.

Describamos lo que se necesita saber sobre los sistemas de PBX virtuales, por qué son importantes y sus características clave.

 

NOTA: Es posible que te vayas a encontrar con muchos nombres diferentes para los sistemas de Centralita Virtual mientras est√°s investigando. No dejes que te confunda. Ver√°s t√©rminos como «Cloud PBX», «Hosted PBX» y Centralita Virtual. ¬°Los tres est√°n hablando de lo mismo!

 

PBX virtual vs. PBX local

 

Lo que a menudo nos encontrarás por la web, son artículos diciendo es que no existe un sistema integral que haga todo lo que uno quiera, y que necesitamos elegir lo que es mejor para nuestro negocio. Con el fin de ofrecer una imagen lo más clara posible, vamos a romper los pros y los contras de los sistemas PBX virtuales y locales.

Centralita Virtual

PBX local

PROS·        Fácil de manejar

·        Bajo coste sin necesidad de hardware

·        No se requiere equipo de TI

·        100% de control sobre el sistema

·        Incorpora toda la seguridad que deseemos

·        No hay necesidad de contar con el apoyo del proveedor si se tiene equipo interno propio

CONTRAS

·        Apoyo de los proveedores pobre (no en el caso de Centralizate)

·        Pérdida de servicios si la red del proveedor se interrumpe

·        Menor control sobre el sistema

¬∑¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† Requiere personal de TI, lo que podr√≠a a√Īadir costes

·        El hardware puede ser difícil de configurar y mantener

¬∑¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† Costoso para equipos peque√Īos

 

 

Como se puede ver, las soluciones in situ se dirigen a organizaciones m√°s grandes que pueden permitirse el hardware y el personal de TI. Pero para un equipo peque√Īo, una centralita virtual ofrece aproximadamente las mismas caracter√≠sticas por una fracci√≥n del costo. Si a√ļn no est√°s seguro, o si deseas un an√°lisis m√°s profundo acerca de qu√© sistema PBX es el mejor para ti, he aqu√≠ un an√°lisis en profundidad de PBX local vs Hosted VoIP.

 

Beneficios de los sistemas de PBX virtuales

 

Ahora profundicemos un poco m√°s en los pros de los sistemas PBX virtuales. Todo esto se reduce en √ļltima instancia a la reducci√≥n de costes; sin embargo, hay algunas caracter√≠sticas muy interesantes de integraci√≥n, automatizaci√≥n y personalizaci√≥n que hacen que los sistemas de centralita virtual valgan la pena la inversi√≥n.

 

  • Las centrales telef√≥nicas virtuales hacen todo el trabajo por ti, lo que hace que sea f√°cil para empresas de cualquier tama√Īo operar con la sensaci√≥n profesional incluso de los jugadores m√°s grandes.
  • Las centrales telef√≥nicas virtuales permiten que incluso el gerente de negocios con menos conocimientos t√©cnicos pueda personalizar su propio sistema telef√≥nico.
  • Las empresas pueden activar y desactivar f√°cilmente cualquier funci√≥n a trav√©s de una aplicaci√≥n en su smartphone o de portales de gesti√≥n en l√≠nea.
  • Las bajas tarifas mensuales ayudan a reducir los costos significativamente al eliminar la necesidad de una gran inversi√≥n en costos de hardware, cableado de la oficina y un equipo de TI.

 

Debido a que la centralita virtual no requiere un costoso proceso de instalaci√≥n de hardware para a√Īadir nuevas l√≠neas telef√≥nicas, las empresas pueden actualizar la plataforma de forma r√°pida y sencilla.

 

Herramientas y características de automatización

 

Aquí encontrarás algunas de las muchas características que ofrecen los sistemas de centralita virtual. Sí, todos son importantes:

 

Función de correo de voz a correo electrónico

Si eres el tipo de jefe que siempre est√° en movimiento, quieres un sistema que te d√© la opci√≥n de que los mensajes de voz se env√≠en autom√°ticamente a tu tel√©fono o a otros dispositivos m√≥viles. ¬ŅPor qu√©? Si est√°s en una reuni√≥n con alguien y esperas una llamada importante, puedes revisar discretamente tus mensajes sin interrumpir a nadie.

 

Men√ļs IVR

Seguramente quieras que tus clientes no tengan miedo de llamarle, pensando que ser√°n puestos en espera o que constantemente ser√°n dirigidos al departamento equivocado. Con men√ļs sencillos, puedes dirigir a cualquier persona que llame justo donde necesita estar.

 

Asistentes Autom√°ticos

¬ŅY si no hay nadie cerca para contestar el tel√©fono? ¬ŅQuieres que tu cliente espere? Sabes que cuando levantes el tel√©fono no oir√°s m√°s que quejas sobre el tiempo de espera.

 

Las operadoras automáticas pueden dirigir a los clientes a los contestadores automáticos o proporcionarles la información necesaria para devolverles la llamada o abordar problemas específicos por su cuenta.

 

Colas de llamadas, reenvío, grabación

La cola de llamadas permite a los usuarios permanecer en la l√≠nea mientras est√°s ocupado con otra persona, en lugar de tener que colgar y volver a llamar, olvidando potencialmente que ellos llamaron en primer lugar. El desv√≠o de llamadas te permite dirigir a los clientes hacia otro n√ļmero, de modo que si est√°s fuera de la oficina, puedes permanecer en contacto constante.

 

La grabación de llamadas es bastante autoexplicativa. Te permite grabar llamadas y almacenarlas como archivos digitales. Combina esto con el software CRM y podrías crear bases de datos de clientes más desarrolladas.

 

Conferencia Bridging

Un puente de conferencia permite a un gran grupo de personas participar en llamadas telefónicas. Los servicios telefónicos tradicionales no permiten más de tres personas en una línea en un momento dado. Estas llamadas pueden contener a cientos de personas a la vez.

Esto es obviamente más práctico para negocios enormes, pero seguramente el poder hablar con más de dos personas a la vez es un lujo para la mayoría de nosotros.

 

 

Logo Centralizate

 

Cómo elegir un proveedor

Hay toneladas de opiniones sobre qué proveedor es el mejor. Lo he dicho antes y lo diré de nuevo: Tienes que saber lo que es correcto para tu negocio para sacar el máximo provecho de tu sistema de Centralita Virtual.

Con Centralizate, nosotros nos encargamos, en función a cómo es tu empresa, sus necesidades y particulares, de elegir la solución tecnológica que mejor se adapte a tus necesidades. Este aspecto es crucial. Dejarse aconsejar por los expertos en la materia. Aun así, aquí hay algunos criterios generales que se deben de tener en cuenta:

 

Costes implicados

Los costos son normalmente baratos porque la red utilizada por el sistema telef√≥nico ya est√° en funcionamiento. Puedes esperar un cargo inicial m√°s peque√Īo en comparaci√≥n con un sistema PBX local, luego cargos mensuales adicionales.

Naturalmente, los complementos van a aumentar el precio, pero en comparación con la contratación de un equipo de TI y los costes de hardware, puedes esperar algunos ahorros. Bastantes. Incluso si el tuyo es un gran negocio establecido y necesitas recablear la oficina para dar soporte a un sistema de VoIP, los costos deben seguir siendo más bajos.

 

Algunos sitios web dicen que el costo promedio de un sistema PBX local es de aproximadamente 1000‚ā¨ por usuario. No en nuestro caso donde esos costos son muy inferiores. La cifra tiene que ver con del tama√Īo del negocio.

Los sistemas de centralita virtual ganan ventaja a largo plazo. Los costos iniciales pueden ser lo que m√°s eche atr√°s aunque siguen siendo inferiores a una PBX local. En algunos casos son necesarios enrutadores de alta gama que puedan soportar el sistema sin problemas. Pero esto solo en entornos muy grandes. Si est√°s en el lado m√°s peque√Īo, los costos ser√°n m√≠nimos.

 

Cuando todo queda configurado, el trabajo duro ya no est√° en tus manos (si es que alguna vez lo estuvo porque nosotros nos encargamos de todo); ese trabajo se transfiere al proveedor del servicio. Por ejemplo, nosotros.

 

Calidad y fiabilidad de la red

La fiabilidad de la red es extremadamente importante por varias razones. El sistema de centralita virtual depende totalmente de lo bien que funcione la red. Si el router no puede manejar la carga de trabajo que un sistema de Centralita Virtual pondrá en él, es posible que no obtenga el máximo provecho del servicio. Dimensionar esto es cosa nuestra y normalmente no hay problema en esta parte.

Si la red se bloquea, perder√°s el acceso a los tel√©fonos. Independientemente del tama√Īo, la fiabilidad de la red debe ser una prioridad absoluta. Nosotros trabajamos con marcas punteras y no escatimamos en calidad.

 

Características Incluidas

Como se dijo anteriormente, los sistemas de Centralita Virtual vendr√°n con toneladas de caracter√≠sticas todas relacionadas con lo que se puede hacer con los tel√©fonos. Debes conocer tu negocio antes de pagar por caracter√≠sticas que no necesitas. Esto le ayudar√° a evitar estos errores comunes de migraci√≥n a la nube. Por supuesto, Centralizate te asesora y nunca te intentar√° colar ning√ļn servicio que no sea necesario.

Si lo tuyo es una peque√Īa empresa, las teleconferencias pueden no ser necesarias. Si te despiertas con toneladas de mensajes de voz, buscaremos un sistema que los organice y los haga f√°cilmente accesibles. Es tonter√≠a comprar un Ferrari si lo que necesitamos es hacer muchos kil√≥metros. Quiz√° mejor algo diesel. No se si me explico.

 

Call center

Opciones de soporte

Seguramente quieras que tu proveedor tenga un gran soporte al cliente. Muchas empresas ofrecen grandes opciones, pero seguramente quieras a alguien que esté decidido a resolver cualquier problema que surja en la primera llamada, en cualquier momento y en cualquier lugar. Centralizate se compromete a ser ese proveedor. Nuestro equipo de soporte está disponible por teléfono, correo electrónico y chat y es capaz de solucionar cualquier incidencia en tiempo record.

Tenemos pruebas. Mira que dicen de nosotros:

Rese√Īas recientes

Francisco Monedero

Francisco Monedero

hace un mes
Encantados con la nueva centralita virtual, hemos ganado con el cambio. Una atención excelente.
Jordi Valls Velasco

Jordi Valls Velasco

hace un mes
Desde que nos llevan el mantenimiento informatico no hemos tenido ningun problema. Atienden muy rapido.
Xenia Gomez

Xenia Gomez

hace 16 días
Nos pusieron la telefonía IP y nos estamos ahorrando mucho dinero. Funciona de maravilla!
David Jimenez Solana

David Jimenez Solana

hace 10 días
Nos pusimos la fibra, la centralita y los m√≥viles y nos ahorramos 120‚ā¨ al mes!! La verdad, no puedo estar m√°s contento. Servicio de 10!
alba medino

alba medino

hace 4 días

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Integraciones disponibles

Las integraciones de terceros también deben tenerse muy en cuenta a la hora de elegir un proveedor. Si tu oficina funciona con Google o Microsoft Office, hay que buscar una solución que haga lo mismo.

 

Para Comenzar

Incluso cuando ya entendemos todo lo que entra en un servicio de Centralita Virtual, puede ser confuso mirar a través de las opciones aparentemente interminables. No te preocupes, nosotros nos encargamos de esta parte tan pesada haciéndote las recomendaciones necesarias en función a tu negocio y necesidades.

 

El balance final….

Puede ser desalentador buscar el sistema de centralita virtual adecuado para nuestra empresa, o aprender sobre las centralitas virtuales en general. Google es √ļtil cuando ya sabes lo que buscas, pero si eres nuevo en el mundo de los negocios o tienes problemas tecnol√≥gicos, las funciones y los proveedores de servicios no significar√°n nada para ti.

 

Puedes utilizar esta gu√≠a como plataforma para continuar tu b√ļsqueda, hable con los proveedores directamente y mant√©n tus opciones abiertas.

Obviamente, queremos ser tu compa√Īero de viaje. Asesorarte y acompa√Īarte en el proceso.

Sabes que nos puedes llamar y preguntar cualquier cosa sin compromiso aquí.

 

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