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¬ŅCentralita Virtual o Centralita Tradicional? 5 preguntas para determinar la mejor elecci√≥n.

Centralitas Virtuales vs Centralitas tradicionales

Ante el final de las l√≠neas RDSI, la migraci√≥n a un sistema de telefon√≠a empresarial basado en IP se ha convertido en una tendencia inevitable. Las empresas se ven entonces enfrentadas a la elecci√≥n entre el despliegue de una centralita en sus instalaciones o pasarse a la tendencia de las Centralitas Virtuales. Este debate ha estado presente durante los √ļltimos a√Īos. Existen diferencias fundamentales, as√≠ como pros y contras de cada opci√≥n y las consideraciones ser√°n diferentes para cada empresa.

Para ayudarle a tomar una decisión informada, vamos a ver 5 preguntas clave que se deben hacer al elegir entre una centralita virtual o una centralita tradicional. Antes de empezar, echemos un vistazo rápido a estas 2 implementaciones.

 

Centralita Tradicional

 

Con una solución de voz basada en una centralita física, el hardware se instala y se ejecuta en la propia oficina o centro de datos. Es la propia empresa la que adquiere y es propietaria del hardware del sistema telefónico, la red, el equipo servidor, etc. Su personal de TI se encarga de todas las actualizaciones y el mantenimiento del sistema. Las llamadas se enrutan a través de las líneas telefónicas tradicionales (ISDN, PSTN, GSM), así como a través de la troncalización SIP.

 

Centralita Virtual

 

Un sistema de centralita virtual basado en la nube es entregado completamente a trav√©s de Internet y administrado fuera de las oficinas por un proveedor de servicios. El √ļnico equipo que se necesita comprar son los tel√©fonos de escritorio. Aun as√≠, se tiene control sobre el sistema mientras que el proveedor suministra el servicio de voz y realiza todas las actualizaciones y el mantenimiento. La mayor√≠a de las soluciones de voz alojadas se cobran por suscripci√≥n en funci√≥n de la cantidad de servicios contratados.

 

Pregunta #1 ¬ŅCu√°l es su presupuesto y modelo de pago preferido?

 

Una de las grandes diferencias entre la centralita tradicional y la centralita virtual es el costo inicial.

La centralita virtual usualmente cae bajo un modelo con cuotas mensuales o anuales más asequibles, bajo costo inicial de equipo y costo de configuración, lo que significa menos dinero para empezar. No hay ninguna cuota de mantenimiento involucrada. Los proveedores de servicios tienden a ofrecer varios planes de suscripción con diferentes licencias, características y paquetes de minutos.

 

En cuanto a la opci√≥n de una centralita tradicional, se necesita pagar completamente y por adelantado por el hardware y las tarjetas de interfaz (si es necesario) para asegurar la propiedad completa del sistema. Sin embargo, tambi√©n nos ahorramos el riesgo de aumentos de tarifas y significa un costo mensual m√°s bajo despu√©s de que los gastos est√©n cubiertos. Tambi√©n es cierto, que la competencia de los √ļltimos a√Īos ha tirado los precios de las suscripciones y es previsible que si hay riesgo de cambio de precios, sea a menor precio a favor de las centralitas virtuales.

 

A menudo es preferible que las grandes empresas compren sus propios equipos por adelantado, mientras que las empresas m√°s peque√Īas prefieren pagar por suscripci√≥n. Aunque esto tambi√©n est√° empezando a cambiar.

 

Pregunta #2 ¬ŅPrefieres el control total del sistema telef√≥nico de la empresa?

 

Cuando es la propia empresa la que aloja el sistema de centralita en sus instalaciones, se tiene el control total de las comunicaciones. Puede ser una mejor opci√≥n para las empresas con necesidades de comunicaci√≥n complejas y din√°micas, ya que pueden modificarlo seg√ļn sea necesario. Tambi√©n, si el servicio de Internet se cae, pueden seguir confiando en las l√≠neas telef√≥nicas tradicionales para asegurar una interrupci√≥n m√≠nima del servicio. Aunque siendo sinceros, como el cableado suele ir junto, de caerse las l√≠neas de Internet, las de voz suelen caerse tambi√©n.

Si se opta por una soluci√≥n basada en la nube, la responsabilidad de la gesti√≥n y mantenimiento de la centralita virtual recae en un tercero, lo que puede ser una gran ventaja para las peque√Īas empresas con menos recursos. El riesgo potencial es que el proveedor de servicio pueda fallar en la entrega de su calidad de servicio prometida. Por eso es importante confiar en la empresa que va a proveer del servicio. No necesariamente un gran proveedor ser√° una mejor opci√≥n. Todos conocemos lo dif√≠cil que es contactar con soporte en una gran compa√Ī√≠a telef√≥nica y lo sencillo que es cuando la empresa es peque√Īa y de confianza.

 

En resumen, es una elección entre control y responsabilidad. Más control sobre el sistema equivale a más responsabilidad para mantenerlo y administrarlo.

 

Pregunta #3 ¬ŅSe Prev√©n usted cambios significativos en la cantidad de personal contratado por la empresa?

 

En términos de expansión del sistema, una solución hospedada basada en la nube es típicamente más escalable que la que se encuentra en las instalaciones. Una centralita virtual proporciona una solución más flexible para las empresas con el crecimiento o la reducción de personal durante la vida del sistema. El aumento y la disminución de las extensiones telefónicas se puede hacer inmediatamente y las empresas sólo pagan por lo que necesitan.

 

Si tu negocio es un negocio estacional con necesidades de comunicaci√≥n fluctuantes o experimentando un r√°pido crecimiento, un modelo alojado podr√≠a funcionar mejor para tu empresa. Si tu empresa es bastante estable y no tiene cambios significativos en el n√ļmero de empleados en el futuro previsible, la opci√≥n de centralita tradicional tambi√©n puede estar sobre la mesa.

 

Pregunta #4 ¬ŅTiene varias oficinas o trabajadores remotos?

 

El sistema de centralita virtual es capaz de unificar la sede con las oficinas remotas y un pu√Īado de teletrabajadores mediante la consolidaci√≥n de las extensiones telef√≥nicas de cada empleado.

En cuanto a una centralita en las instalaciones de la empresa, ciertamente tiene la capacidad de manejar usuarios remotos y m√ļltiples oficinas, pero en comparaci√≥n con la soluci√≥n basada en la nube, puede ser un poco m√°s compleja y costosa.

A medida que las comunicaciones unificadas se convierten en la nueva norma, ahora muchas soluciones en las instalaciones y en la nube pueden proporcionar tanto teléfonos móviles como de escritorio, así como un completo conjunto de características, incluyendo VoIP, conferencias, colaboración, mensajería unificada y más. Recuerda que se debe de tener en cuenta si la empresa opera en varias ubicaciones y tiene trabajadores remotos, ya que esto aportará grandes mejoras en la comodidad y la eficiencia.

 

Pregunta #5 ¬ŅSu personal de TI es capaz de mantener el sistema?

 

Con la implementaci√≥n de una centralita tradicional, la responsabilidad de la instalaci√≥n, las actualizaciones y el mantenimiento recae en los hombros del personal de TI de la empresa (o externo por parte del proveedor). Por lo tanto, antes de adquirir una centralita f√≠sica, las empresas deben evaluar la fortaleza de su departamento de TI. ¬ŅCuenta con t√©cnicos con la experiencia necesaria para manejar todo ese trabajo? Adem√°s, algunas empresas pueden tener recursos de TI que son totalmente capaces de gestionar su sistema telef√≥nico empresarial, pero que prefieren priorizar en proyectos m√°s importantes y generadores de ingresos. Y tambi√©n est√° la movilidad de los trabajadores de IT. El experto que tienes contratado hoy y que conoce al dedillo la centralita, se te puede marchar ma√Īana y dejarte colgado.

Con un sistema de centralita virtual basado en la nube se depende del proveedor de servicios para administrar el sistema, lo cual ser√≠a beneficioso para las peque√Īas empresas y las nuevas empresas que carecen de experiencia t√©cnica o recursos. Tampoco hay necesidad de preocuparse por ning√ļn problema de red.

 

Reflexiones finales

 

Tanto en las instalaciones onsite como en la nube, ambos son sistemas telef√≥nicos efectivos y confiables que ofrecen diferentes beneficios, mientras que cada sistema puede ser una mejor opci√≥n para los requerimientos espec√≠ficos de comunicaciones. Cuando se trata de la elecci√≥n entre ellos, hay muchas cosas a tener en cuenta, como el tama√Īo del negocio, el n√ļmero de oficinas remotas, el nivel de su experiencia t√©cnica, su tolerancia a depender de los proveedores de servicios, y m√°s.

Hay que hacer una evaluación completa antes de comprar. Como sabemos que es una tarea complicada con muchos aspectos técnicos a tener en cuenta, puede contactar con nosotros y le asesoraremos sin compromiso.