Saltar al contenido

¿Centralita Virtual o Centralita Tradicional? 5 preguntas para determinar la mejor elección.

Centralitas Virtuales vs Centralitas tradicionales

Ante el final de las líneas RDSI, la migración a un sistema de telefonía empresarial basado en IP se ha convertido en una tendencia inevitable. Las empresas se ven entonces enfrentadas a la elección entre el despliegue de una centralita en sus instalaciones o pasarse a la tendencia de las Centralitas Virtuales. Este debate ha estado presente durante los últimos años. Existen diferencias fundamentales, así como pros y contras de cada opción y las consideraciones serán diferentes para cada empresa.

Para ayudarle a tomar una decisión informada, vamos a ver 5 preguntas clave que se deben hacer al elegir entre una centralita virtual o una centralita tradicional. Antes de empezar, echemos un vistazo rápido a estas 2 implementaciones.

 

Centralita Tradicional

 

Con una solución de voz basada en una centralita física, el hardware se instala y se ejecuta en la propia oficina o centro de datos. Es la propia empresa la que adquiere y es propietaria del hardware del sistema telefónico, la red, el equipo servidor, etc. Su personal de TI se encarga de todas las actualizaciones y el mantenimiento del sistema. Las llamadas se enrutan a través de las líneas telefónicas tradicionales (ISDN, PSTN, GSM), así como a través de la troncalización SIP.

 

Centralita Virtual

 

Un sistema de centralita virtual basado en la nube es entregado completamente a través de Internet y administrado fuera de las oficinas por un proveedor de servicios. El único equipo que se necesita comprar son los teléfonos de escritorio. Aun así, se tiene control sobre el sistema mientras que el proveedor suministra el servicio de voz y realiza todas las actualizaciones y el mantenimiento. La mayoría de las soluciones de voz alojadas se cobran por suscripción en función de la cantidad de servicios contratados.

 

Pregunta #1 ¿Cuál es su presupuesto y modelo de pago preferido?

 

Una de las grandes diferencias entre la centralita tradicional y la centralita virtual es el costo inicial.

La centralita virtual usualmente cae bajo un modelo con cuotas mensuales o anuales más asequibles, bajo costo inicial de equipo y costo de configuración, lo que significa menos dinero para empezar. No hay ninguna cuota de mantenimiento involucrada. Los proveedores de servicios tienden a ofrecer varios planes de suscripción con diferentes licencias, características y paquetes de minutos.

 

En cuanto a la opción de una centralita tradicional, se necesita pagar completamente y por adelantado por el hardware y las tarjetas de interfaz (si es necesario) para asegurar la propiedad completa del sistema. Sin embargo, también nos ahorramos el riesgo de aumentos de tarifas y significa un costo mensual más bajo después de que los gastos estén cubiertos. También es cierto, que la competencia de los últimos años ha tirado los precios de las suscripciones y es previsible que si hay riesgo de cambio de precios, sea a menor precio a favor de las centralitas virtuales.

 

A menudo es preferible que las grandes empresas compren sus propios equipos por adelantado, mientras que las empresas más pequeñas prefieren pagar por suscripción. Aunque esto también está empezando a cambiar.

 

Pregunta #2 ¿Prefieres el control total del sistema telefónico de la empresa?

 

Cuando es la propia empresa la que aloja el sistema de centralita en sus instalaciones, se tiene el control total de las comunicaciones. Puede ser una mejor opción para las empresas con necesidades de comunicación complejas y dinámicas, ya que pueden modificarlo según sea necesario. También, si el servicio de Internet se cae, pueden seguir confiando en las líneas telefónicas tradicionales para asegurar una interrupción mínima del servicio. Aunque siendo sinceros, como el cableado suele ir junto, de caerse las líneas de Internet, las de voz suelen caerse también.

Si se opta por una solución basada en la nube, la responsabilidad de la gestión y mantenimiento de la centralita virtual recae en un tercero, lo que puede ser una gran ventaja para las pequeñas empresas con menos recursos. El riesgo potencial es que el proveedor de servicio pueda fallar en la entrega de su calidad de servicio prometida. Por eso es importante confiar en la empresa que va a proveer del servicio. No necesariamente un gran proveedor será una mejor opción. Todos conocemos lo difícil que es contactar con soporte en una gran compañía telefónica y lo sencillo que es cuando la empresa es pequeña y de confianza.

 

En resumen, es una elección entre control y responsabilidad. Más control sobre el sistema equivale a más responsabilidad para mantenerlo y administrarlo.

 

Pregunta #3 ¿Se Prevén usted cambios significativos en la cantidad de personal contratado por la empresa?

 

En términos de expansión del sistema, una solución hospedada basada en la nube es típicamente más escalable que la que se encuentra en las instalaciones. Una centralita virtual proporciona una solución más flexible para las empresas con el crecimiento o la reducción de personal durante la vida del sistema. El aumento y la disminución de las extensiones telefónicas se puede hacer inmediatamente y las empresas sólo pagan por lo que necesitan.

 

Si tu negocio es un negocio estacional con necesidades de comunicación fluctuantes o experimentando un rápido crecimiento, un modelo alojado podría funcionar mejor para tu empresa. Si tu empresa es bastante estable y no tiene cambios significativos en el número de empleados en el futuro previsible, la opción de centralita tradicional también puede estar sobre la mesa.

 

Pregunta #4 ¿Tiene varias oficinas o trabajadores remotos?

 

El sistema de centralita virtual es capaz de unificar la sede con las oficinas remotas y un puñado de teletrabajadores mediante la consolidación de las extensiones telefónicas de cada empleado.

En cuanto a una centralita en las instalaciones de la empresa, ciertamente tiene la capacidad de manejar usuarios remotos y múltiples oficinas, pero en comparación con la solución basada en la nube, puede ser un poco más compleja y costosa.

A medida que las comunicaciones unificadas se convierten en la nueva norma, ahora muchas soluciones en las instalaciones y en la nube pueden proporcionar tanto teléfonos móviles como de escritorio, así como un completo conjunto de características, incluyendo VoIP, conferencias, colaboración, mensajería unificada y más. Recuerda que se debe de tener en cuenta si la empresa opera en varias ubicaciones y tiene trabajadores remotos, ya que esto aportará grandes mejoras en la comodidad y la eficiencia.

 

Pregunta #5 ¿Su personal de TI es capaz de mantener el sistema?

 

Con la implementación de una centralita tradicional, la responsabilidad de la instalación, las actualizaciones y el mantenimiento recae en los hombros del personal de TI de la empresa (o externo por parte del proveedor). Por lo tanto, antes de adquirir una centralita física, las empresas deben evaluar la fortaleza de su departamento de TI. ¿Cuenta con técnicos con la experiencia necesaria para manejar todo ese trabajo? Además, algunas empresas pueden tener recursos de TI que son totalmente capaces de gestionar su sistema telefónico empresarial, pero que prefieren priorizar en proyectos más importantes y generadores de ingresos. Y también está la movilidad de los trabajadores de IT. El experto que tienes contratado hoy y que conoce al dedillo la centralita, se te puede marchar mañana y dejarte colgado.

Con un sistema de centralita virtual basado en la nube se depende del proveedor de servicios para administrar el sistema, lo cual sería beneficioso para las pequeñas empresas y las nuevas empresas que carecen de experiencia técnica o recursos. Tampoco hay necesidad de preocuparse por ningún problema de red.

 

Reflexiones finales

 

Tanto en las instalaciones onsite como en la nube, ambos son sistemas telefónicos efectivos y confiables que ofrecen diferentes beneficios, mientras que cada sistema puede ser una mejor opción para los requerimientos específicos de comunicaciones. Cuando se trata de la elección entre ellos, hay muchas cosas a tener en cuenta, como el tamaño del negocio, el número de oficinas remotas, el nivel de su experiencia técnica, su tolerancia a depender de los proveedores de servicios, y más.

Hay que hacer una evaluación completa antes de comprar. Como sabemos que es una tarea complicada con muchos aspectos técnicos a tener en cuenta, puede contactar con nosotros y le asesoraremos sin compromiso.