19 Dic ¿Debería tener una centralita en la nube?
¿Debería tener una centralita en la nube?
Teóricamente, el sistema telefónico de las empresas podría estar en casi cualquier parte. Podría ser una centralita virtual en la nube o una centralita telefónica en las instalaciones de la empresa. Aun así, existen razones prácticas que podrían decirnos dónde debería de estar.
He aquí cómo saber qué es lo correcto para una empresa.
Telefonía IP y Cloud PBX
Ya has oído el mantra de la nube. De que todo pertenece a la nube porque es más barato, más seguro y altamente fiable ¿Verdad? Correcto, excepto cuando no lo es. Y muchas de las consideraciones que rigen el uso de los recursos de la nube se aplican a los sistemas telefónicos de voz sobre IP (VoIP).
Los sistemas telefónicos modernos pueden ser complicados. A día de hoy casi todo es digital. Aun así todavía tenemos que vivir en parte en un mundo analógico. ¿Por qué? Sobre todo porque un gran número de usuarios aun son persistentemente analógicos.
Los sistemas telefónicos no pueden ser totalmente digitales porque el entorno en el que existen puede no ser totalmente digital. Se depende mucho del entorno físico en el que reside y del entorno de comunicaciones con el que se conecta todo el sistema.
Por otro lado, un sistema centralita telefónica empresarial completamente basado en VoIP es ciertamente posible. Que te vamos a contar si los estamos instalando a diario. Todo lo que necesitas son algunos teléfonos VoIP, una red y algún tipo de centralita telefónica privada (PBX). Una PBX es un sistema telefónico privado que funciona dentro de la organización y se utiliza para proporcionar comunicaciones internas y también para conectarse a la red telefónica exterior.
La PBX en sí puede ser un servidor en el propio centro de datos o en el armario telefónico. También puede ser un servidor basado en la nube. Se necesita ejecutar un software especializado que sea capaz de dirigir las llamadas de voz desde su origen hasta su destino. No importa dónde se encuentre el servidor para que los empleados puedan hacer llamadas telefónicas, por lo que una PBX basada en la nube puede ser una alternativa racional y en muchos de los casos deseable.
Consideraciones de costo
Un factor importante es el costo. Y este costo va a depender mucho del tamaño de la organización. Las organizaciones más pequeñas pueden encontrar mayores beneficios en los costos de una solución de VoIP basada en la nube. Es lo que sucede por ejemplo en España, donde el grueso de la actividad empresarial se desarrolla desde pymes y micropymes.
La respuesta simple es que el costo inicial de un sistema telefónico basado en la nube es frecuentemente más bajo que uno que está en un servidor en la propia oficina. La razón es que no se tiene que comprar la PBX. Pero hay que tener cuidado con quien se contrata y la letra pequeña para que a largo plazo no sea más costoso.
Una instalación física tiene una inversión inicial alta pero pasados unos años, se amortiza y su coste de mantenimiento es muy pequeño. Al contrario que los servicios hospedados que tienen una cuota mensual desde el primer día hasta el último.
Aquí hay que hacer hincapié en que debido a los grandes cambios que está sufriendo la telefonía, Internet y las comunicaciones, pensar que al comprar un equipo telefónico físico te puedes ahorrar mucho dinero a la larga quizá no sea un planteamiento bien pensado. Con las redes 5G, tu centralita no estará adaptada y habrá que cambiar módulos. Lo mismo a la hora de agregar servicios. Y todo cambia muy deprisa. Llegará el día en que te veas obligado a cambiar de centralita, no porque no sirva, si no, para no perderte nuevas capacidades y servicios. Y de esta forma, es imposible amortizar la equipación.
Por esto, un verdadero sistema de comunicaciones unificadas puede ser mejor opción si está en la nube. Además, el mundo de las comunicaciones modernas requiere instalaciones y habilidades que quizá no tenga ningún empleado de tu compañía. El tener estos servicios en la nube puede ser la única opción viable para la mayoría de empresas.
Una centralita virtual tiene un gran potencial de ahorro de costes porque se trata principalmente de una solución de software. Requerirá de integración personalizada y gestión, pero de eso se encargarán otros. Quiero decir, que vendrá incluido en la cuota a pagar.
Antes de que un sistema telefónico en la nube se pueda instalar y ejecutar, debe cumplir con las regulaciones y estándares. No todos los sistemas telefónicos basados en la nube pueden hacer esto. Por eso, es conveniente recurrir siempre a un Operador español de telefonía IP con licencia otorgada por la Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones (CMT). De esta forma, te asegurarás de que tu equipación cumple con las regulaciones y estándares exigidos.
Otros Factores a Considerar
Hay otros factores que pueden regir la decisión de pasarse o no a una centralita en la nube. Por ejemplo, si nos encontramos en un entorno con un sistema telefónico analógico existente, es posible que no se desee desechar cientos de teléfonos analógicos que aún funcionan correctamente. Esto significa que, mientras se hace la migración a un sistema VoIP, todavía se necesitará utilizar teléfonos analógicos.
Mientras que un adaptador VoIP puede convertir cualquier teléfono analógico en un dispositivo IP, es posible que estos teléfonos no tengan todas las características de un verdadero teléfono VoIP. Aún así pueden hacer llamadas telefónicas, y eso puede ser todo lo que necesitemos. Entonces podremos gastar el dinero en teléfonos VoIP y ponerlos donde realmente se necesiten.
Por supuesto, un sistema telefónico basado en la nube es ideal. Pero también hay situaciones de sistemas telefónicos híbridos. Un caso típico es cuando la sede central tiene una PBX local pero las sucursales están en la nube.
Conclusiones finales
Las consideraciones principales son el costo y cuánto control sobre el sistema telefónico se desea. Los servicios que se necesitan y las posibilidades de aplicación o de reducción de servicios. Por norma general, los servicios en la nube son más flexibles a cambio de una cuota mensual que podríamos pensar más cara que una inversión en una centralita propia. O al menos si creemos que nuestra empresa no va a cambiar en 10 años, cosa que seguramente no sea cierta.
Por otro lado, si sólo tienes unos pocos empleados y quieres ponerte en marcha inmediatamente, entonces quizás la nube sea el punto de partida. Como todo lo que tiene que ver con TI, depende del uso que se le quiera dar.